Mengelola Peralatan Kantor

1. Pengertian Perbekalan Kantor

Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

2. Macam-Macam Perbekalan Kantor

• Perabotan kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor.  Contoh :

• Peralatan atau perlengkapan kantor

Peralatan atau perlengkapan kantor yaitu barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Peralatan dan perlengkapan kantor di bagi dua, yaitu :

 a. Perlengkapan/Peralatan habis pakai

 b. Perlengkapan/Peralatan tidak habis pakai

• Mesin Kantor

Mesin kantor yaitu segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor

(mencatat,mengirim,menggandakan dan mengolah bahan keterangan ) secara mekanik maupun elektrik. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

•  Pesawat Kantor

Pesawat kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb

• Interior Kantor

Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

3. Mengidentifikasi Bahan, Alat, dan Perabotan Kantor

      a. Meja Kantor

Menurut the Liang Gie, meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarata sebagai berikut:

        1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.

        2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga tidak meyilaukan mata pegawai yang memakainya.

        3. Luas meja tidak terlampau berlebihan.

        4. Ukuran meja kerja pada umumnya dapat dibedakan sebagai berikut:

qUkuran meja kerja pada umumnya dapat dibedakan sebagai berikut:

vMeja Karyawan

Idealnya ukuran 120 x80cm. Disamping itu ada meja kayawan yang l;ebih besar yaitu 160 x 80 cm.

vMeja Pimpinan

Meja pimpinan berukuran 130x 80 cm atau plaing besar 150 x 90 cm..  

b. Kursi Kantor

Menurut Ralp Barnes yang diterjemahkan oleh The Liang Gie, kursi yang baik mempunyai syarat sebagai berikut:

ØKursi tersebut dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang memakainya

ØKursi tersebut dibuat secara kokoh

ØKursi itu sesuai dengan bentuk badan orang

ØKursi itu mempunyai penyangga belakang shingga dapat menunjang tulang punggung karyawan

       c. Rak Surat

Untuk memudahkan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan surat keluar dengan cepat, perlu adanya kegiatan pengarsipan. Alat yang digunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempat penyimpanan surat berbentuk kotak (box file) dan lemari arsip (filling cabinet)

d. Mesin Penghancur Kertas

mesin penghancur kertas telah menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman, cepat bersih dan sangat efisisen untuk pemusnahan dokumen-dokumen yang tidak terpakai. 

4. Langkah-Langkah Pengadaan Perbekalan Kantor

       1.Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.

      2.Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang.

      3.Surat diserahkan ke bendahara.

      4.Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala.

      5.Apabila sudah disetujui, diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.

      6.Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji.

      7.Kalau sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang.

      8.Sesudah dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.